Международный ЭДО. Как сэкономить деньги и время
Ежегодно растет товарооборот между странами ЕЭК, и вместе с ним растут расходы на документооборот, не только финансовые, но и временные.
В среднем стоимость заказного почтового отправления составляет от 1300 рублей за конверт из России в Казахстан, по оценке участников рынка внешнеэкономической деятельности России и Казахстана. Срок доставки документов в один конец составляет от 2 до 6 суток. Если вам нужно получить обратно подписанный и отправленный оригинал документа (Договор, Приложение к договору, УПД), то сроки возрастают и составляют от 10 дней до 1,5 месяцев.
Когда у компании, ведущей деятельность и оказывающей услуги за рубежом, количество сделок и документов исчисляется десятками, такие издержки еще терпимы. Однако на больших объемах (например, от сотни документов в месяц) головная боль по контролю доставки и подписанию оригиналов документов становится чувствительнее, как и расходы на почтовые услуги.
Когда у компании, ведущей деятельность и оказывающей услуги за рубежом, количество сделок и документов исчисляется десятками, такие издержки еще терпимы. Однако на больших объемах (например, от сотни документов в месяц) головная боль по контролю доставки и подписанию оригиналов документов становится чувствительнее, как и расходы на почтовые услуги.
Что мешало распространению международного ЭДО раньше?
Несмотря на широкое распространения ЭДО на внутреннем рынке России, оно редко используется для международного документооборота.
В каждой стране действует свое законодательство, регулирующее применение ЭЦП и ЭДО. По умолчанию иностранная ЭП (ЭЦП) не признается юридически значимой, т.к. в каждом государстве действуют свои национальные стандарты и требования к криптографии, которые обеспечивают правильное подписание документа.
Из-за этого использовались различные схемы для организации международного ЭДО между российскими компаниями и иностранными контрагентами. Например, схема с трехсторонним соглашением между компанией-резидентом РФ, компанией-резидентом иностранного государства и Оператором ЭДО. При этом иностранный контрагент обязан был получить российскую ЭП в России.
Такой подход имеет существенные изъяны:
В связи с этим, а также с большой организационной работой и временными затратами для реализации данной схемы, она малоприменима в большинстве случаев и была реализована только для единичных проектов.
В каждой стране действует свое законодательство, регулирующее применение ЭЦП и ЭДО. По умолчанию иностранная ЭП (ЭЦП) не признается юридически значимой, т.к. в каждом государстве действуют свои национальные стандарты и требования к криптографии, которые обеспечивают правильное подписание документа.
Из-за этого использовались различные схемы для организации международного ЭДО между российскими компаниями и иностранными контрагентами. Например, схема с трехсторонним соглашением между компанией-резидентом РФ, компанией-резидентом иностранного государства и Оператором ЭДО. При этом иностранный контрагент обязан был получить российскую ЭП в России.
Такой подход имеет существенные изъяны:
- далеко не все иностранные компании готовы получать российскую ЭП в связи со сложностями в оформлении разрешений на ее вывоз, необходимости приезда в Россию для ее получения. Сейчас ситуация стала несколько проще с появлением предложения КриптоПро для иностранных компаний
- документы, подписанные по такой схеме, имеют юридическую значимость только в России. У иностранного контрагента документ остается юридически не значимым, т.к. был подписан по правилам и логике нормативных документаций, регулирующих рынок ЭДО и ЭП в России, и не имеющих юридической значимости в его стране
В связи с этим, а также с большой организационной работой и временными затратами для реализации данной схемы, она малоприменима в большинстве случаев и была реализована только для единичных проектов.
Что поменялось?
В середине 2021 года были приняты поправки в Федеральный закон Российской Федерации № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Вступившие в силу поправки полностью легализовали процедуру признания иностранной электронной подписи с использованием механизма Доверенной Третьей Стороны (ДТС). Казахстанское законодательство предусматривает это уже несколько лет.
Что такое Доверенная Третья сторона?
Доверенная Третья Сторона (ДТС) — аккредитованное юрлицо, с помощью специализированного ПО выполняющее функции контроля и проверки электронных подписей, выпущенных другими государствами.
Аккредитация выдается Минцифры РФ на срок до трех лет и может быть досрочно аннулирована регулирующим органом. Для получения аккредитации компания должна выполнить ряд требований, к примеру, не должна находиться в процессе банкротства/ликвидации. Минимальный размер ее капитала должен достигать 1 млрд рублей или до 500 млн, при условии, что представительства компании открыты в 75% субъектов России.
В задачи Доверенной Третьей Стороны, в частности, входит:
Что такое Доверенная Третья сторона?
Доверенная Третья Сторона (ДТС) — аккредитованное юрлицо, с помощью специализированного ПО выполняющее функции контроля и проверки электронных подписей, выпущенных другими государствами.
Аккредитация выдается Минцифры РФ на срок до трех лет и может быть досрочно аннулирована регулирующим органом. Для получения аккредитации компания должна выполнить ряд требований, к примеру, не должна находиться в процессе банкротства/ликвидации. Минимальный размер ее капитала должен достигать 1 млрд рублей или до 500 млн, при условии, что представительства компании открыты в 75% субъектов России.
В задачи Доверенной Третьей Стороны, в частности, входит:
- контроль и проверка действительности электронной подписи в документе на момент его подписания и/или в момент его проверки
- контроль и признание юридической силы электронных подписей, которые были выпущены не на территории РФ, в соответствии со стандартами иностранного государства или международными стандартами
- проверка операторов ЭДО и владельцев подписей на предмет достаточного уровня полномочий на осуществленные ими действия
- выдача квитанций с результатами проверочных мероприятий
Как воспользоваться этими изменениями?
Компания РЭЙЛ ЭКСПЕРТ представляет сервис SimpSign, позволяющий осуществлять международный ЭДО. Ключевая идея сервиса — сделать международный ЭДО таким же простым, как и внутри страны. Сейчас сервис обеспечивает международный ЭДО между Россией и Казахстаном. В будущем планируется масштабировать этот сервис в первую очередь на страны ЕЭК, далее Китай и страны Еврозоны.
Между партнерами сервиса SimpSign, ДТС России (ООО «УЦ ГИС») и ДТС Казахстана (АО «НИТ»), заключен договор на ЭДО и осуществление проверки ЭП — выдачи электронных квитанций о проверке подписи иностранного государства. Каждая подпись на документе проверена и подтверждена электронными квитанциями ДТС обеих стран.
Теперь, с сервисом SimpSign, международный ЭДО стал не только системой под заказ, но и «коробочным» решением.
Между партнерами сервиса SimpSign, ДТС России (ООО «УЦ ГИС») и ДТС Казахстана (АО «НИТ»), заключен договор на ЭДО и осуществление проверки ЭП — выдачи электронных квитанций о проверке подписи иностранного государства. Каждая подпись на документе проверена и подтверждена электронными квитанциями ДТС обеих стран.
Теперь, с сервисом SimpSign, международный ЭДО стал не только системой под заказ, но и «коробочным» решением.
Преимущества сервиса SimpSign
- Документы, подписанные в системе SimpSign юридически значимы в обеих странах
- Сервис SimpSign бесшовно интегрируется с системой 1С, и ее пользователи могут отправлять электронные документы из интерфейса привычной им бухгалтерской программы
- В подписании документов используются те же электронные подписи, что и для контрагентов внутри страны, получать какие-либо дополнительные токены электронной подписи не требуется
- Существенная экономия времени и денег по сравнению с бумажным документооборотом, впрочем, как и при любом ЭДО
Подключение к сервису SimpSign
Модуль сервиса SimpSign для интеграции с 1С, его техподдержка при установке и эксплуатации абсолютно бесплатна для всех желающих как в России, так и в Казахстане.
Оплата только за подписанный и верифицированный (проверенный и подтвержденный ДТС обеих стран) документ, при этом оплачивает тот, кто отправляет документ.
Первый месяц работы с сервисом SimpSign — бесплатно. Вы можете попробовать все его преимущества, не изменяя свой текущий документооборот, и не расходуя дополнительных средств на внедрение системы международного ЭДО.
Актуальные тарифы, а также акционные предложения Вы можете узнать на нашем сайте в разделе тарифы.
Пилотный проект был запущен год назад и наш сервис уже успешно используют фирмы:
Оплата только за подписанный и верифицированный (проверенный и подтвержденный ДТС обеих стран) документ, при этом оплачивает тот, кто отправляет документ.
Первый месяц работы с сервисом SimpSign — бесплатно. Вы можете попробовать все его преимущества, не изменяя свой текущий документооборот, и не расходуя дополнительных средств на внедрение системы международного ЭДО.
Актуальные тарифы, а также акционные предложения Вы можете узнать на нашем сайте в разделе тарифы.
Пилотный проект был запущен год назад и наш сервис уже успешно используют фирмы:
- ООО «Тексол Транс Сервис»
- ООО «Рейл Актив Оператор»
- ТОО «Транспортный Холдинг» (Казахстан)
Подводя итоги
С 2021 года между Россией и Казахстаном появилась возможность осуществления международного юридически значимого ЭДО без дополнительных затрат для любых компаний, независимо от объема их документооборота с помощью сервиса SimpSign.
Присоединяйтесь к нашему сервису и сделайте проще свою жизнь и жизнь своих контрагентов!
Присоединяйтесь к нашему сервису и сделайте проще свою жизнь и жизнь своих контрагентов!